Microsoft Office 2019: Najlepšia kancelárska sada v aktuálnej verzii

Word, Excel, PowerPoint aj ďalšie dobre známe programy nedávno vyšli v aktuálnej „krabicovej“ verzii 2019. Pozrite sa, čo nové ponúkajú a prečo je Office 2019/365 najlepšia kancelárska sada na trhu.

Pracujte na desktope a potom pokračujte presne tam, kde  ste skončili, na inom zariadení. Aj to dokáže Microsoft Office.

Hovoríme to aj navzdory tomu, že existujú bezplatné a online alternatívy. Sú čím ďalej lepšie a máme k nim rešpekt, napriek tomu však tvrdíme, že pokiaľ potrebujete danú prácu – písanie a úpravy textu, tvorbu tabuliek, výpočtových listov a databáz, profesionálnych prezentácií, zápiskov atď. – robiť poriadne, kvalitám MS Office sa nič nevyrovná.

A práve to je témou dnešného článku. Pripomeňme si, prečo je Microsoft Office najlepšou kancelárskou sadou a pozrime sa na najvýznamnejšie novinky vo verzii 2019.

Predplatitelia Office 365 majú výhodu okrem iného v tom, že sa k nim nové funkcie a vylepšenia dostávajú priebežne.

Všetko v jednom pre domácnosti i firmy

Ako sme už spomínali, k väčšine programov nájdete bezplatné alternatívy, Microsoft Office má ale okrem kvality a špecifických výhod, ktoré si predstavíme o chvíľu, ešte jeden zásadný benefit – celkový prepracovaný ekosystém. Jednoducho povedané kupujete všetko v jednom, pričom programy majú podobné logické ovládanie a vzhľad, komunikujú spolu, sú vzájomne prepojené a kompatibilné. To je výhoda pre domácich užívateľov, ktorí aj v „neznámej“ aplikácii nájdu známe prostredie, no zásadným je tento fakt najmä pre firmy. IT administrátori môžu efektívne a hromadne spravovať celú kancelársku sadu namiesto toho, aby zložito a zvlášť pracovali s rôznymi programami od rôznych výrobcov.

V závislosti na tom, aký variant sady ako jednotlivec alebo firma zvolíte, získate aj viac než základnú trojicu Word + Excel + PowerPoint. Navyše môžete využívať e-mailového klienta Microsoft Outlook, ktorý je prosto a jednoducho štandardom. Nájdete ho na domácich počítačoch, v najväčších firmách, v štátnej správe, v školách…

Word je asi najznámejším z produktov sady Microsoft Office.

Súčasťou sady naviac môžu byť aj špecializované aplikácie a služby. V Office Publisher vytvoríte všetko od dokonale profesionálnych vizitiek vo všetkých možných formátoch cez pozvánky, diplomy, obálky, hlavičkové papiere, katalógy, darčekové poukazy… až napríklad po kalendáre.

Microsoft Office Access je tiež neuveriteľne mocným profesionálnym databázovým programom. Pokiaľ si robíte zoznam vecí na dovolenku, stačí vám aj tabuľka vo Worde. Ak si počítate daňové priznanie, bohato vám postačí Excel. Ale na profesionálnu prácu s pokročilými a navzájom prepojenými databázami, ako je zoznam firemných projektov alebo správa obchodného majetku, je Access nedoceniteľný.

Word, Excel a PowerPoint tiež existujú vo webovej verzii, ku ktorej získate prístup. Samozrejme toho nedokážu toľko ako gigabajtové desktopové aplikácie, ale na bežnú prácu so súbormi dostačujú, a hlavne zaručujú a zachovávajú kompatibilitu. Podniky naviac ocenia komunikačné služby Lync a Skype pre firmy.

Súčasťou sady býval tiež OneNote, ale Microsoft ho od základného balíka oddelil. Väčšina funkcií je dostupná zadarmo, len predplatitelia Office 365 majú k dispozícii pár „chuťoviek“ navyše (napríklad nálepky, pomocníka pre matematický zápis, prehranie rukopisu a pod.). OneNote je dokonalý poznámkovník, s ktorým by sa mali zoznámiť prinajmenšom študenti stredných a vysokých škôl, ale ktorý môže na plánovanie projektov či utriedenie myšlienok použiť každý. Umožňuje dokonale pohodlnú a rýchlu tvorbu zápiskov, ktoré môžete počas písania rovno efektívne formátovať a ktoré sa automaticky ukladajú a synchronizujú.

Malá ukážka toho, aké druhy publikácií môžete vytvárať v Microsoft Office Publisher.

Stvorený k efektívnej a kvalitnej práci

Konečne sa dostávame k zmieneným najväčším konkrétnym užívateľským výhodám, ktoré Microsoft Office oproti konkurencii ponúka. Podrobné porovnanie všetkých programov a funkcií by bez preháňania vydalo na desiatky stránok – my si vyberieme základné kategórie: Užívateľské prostredie a vzhľad, profesionálne použitie a výsledky, a pokročilé a unikátne funkcie a možnosti.

Čo sa týka užívateľského prostredia a vzhľadu, prostredie ribbon nemá konkurenciu. Tak sa volajú karty s ovládacími nástrojmi v hornej časti okna (napríklad vo Worde karty Domov, Vložiť, Kreslenie, Návrh, Rozloženie…), ktoré Microsoft predstavil ako revolúciu v Office 2007. Nielenže je tento spôsob ovládania vizuálne krajší a prehľadnejší, pretože máte pred očami prakticky všetky funkcie, a to ešte doplnené o intuitívne ikony. Hlavne je toto riešenie rýchlejšie.

Kliknúť na kartu a rýchlo zvoliť požadovanú funkciu je omnoho jednoduchšie a rýchlejšie, než hľadať navrchu v zastaraných ponukách typu „Nástroje -> Formát -> Formát písma…“ A i keď sa to na prvý pohľad možno nezdá, skutočne záleží na každom jednom ušetrenom kliknutí. Vynásobte si to desiatkami a stovkami denne, týždenne, ročne…

Ribbon sa nakoniec presadil vo všetkých aplikáciách sady Office, a aj keď niektorí užívatelia zo začiatku ťažko zvykali, dnes tento praktický spôsob rozmiestnenia ovládacích prvkov (teda ribbon s malým R) nájdete aj v mnohých iných aplikáciách, a to nie len v tých od Microsoftu, ktoré sú súčasťou Windows, ale tiež v rôznych špecializovaných programoch iných výrobcov (editoroch videí, PDF a pod.).

Kategória profesionálne použitie a výsledky, to pre nás predstavuje napríklad kvalitná kontrola pravopisu a gramatiky alebo „neobmedzené“ možnosti v Exceli.

Že je kontrola pravopisu zásadná, to vie každý, kto sa nejakým spôsobom živí písaním. Aj korektori robia preklepy a ani korektori ich vo svojom vlastnom texte po sebe často nevidia; hovorí sa tomu autorská slepota. Študenti, copywriteri, novinári, spisovatelia… Títo všetci tvoria desiatky a stovky stránok textu, a potrebujú, aby ich textový editor upozorňoval na podozrivé slová a obraty, aby identifikoval chyby. Zároveň je ale nutné, ale nepodtrhával každé druhé správne slovo, teda aby sa vyvaroval „falošných poplachov“.

Konkurencia sa v tejto oblasti zlepšuje – napríklad bezplatné Google Docs, ktoré v tomto ohľadu výrazne zlyhávali, ušli za posledné roky veľký kus cesty. Word (resp. Office ako taký) je ale stále najlepší a mal by byť jasnou voľbou pre kohokoľvek, kto potrebuje produkovať profesionálny, a pokiaľ možno bezchybný text.

Aj tento bezmála štvorstranový článok vznikal vo Worde. Počas písania pomohol „vychytať“ množstvo preklepov.

Pri Exceli zas napríklad ide o možnosť pracovať s naozaj veľkými objemami dát. Nemusíte pritom byť práve miliardová korporácia – tabuľky s tisíckami stĺpcov a riadkov, ktoré nevyžadujú vyslovene formu databázy, môžu využívať aj menšie firmy alebo jednotlivci.

Môžeme ale rovno prejsť k „civilnejším“ výhodám, ktoré sme si zaradili pod spomínané „pokročilé a unikátne funkcie a možnosti“. Aplikácie Office toho prosto a jednoducho ponúkajú viac. Excelovské tabuľky môžete lepšie formátovať, máte k dispozícii viac grafov a inteligentnú asistenciu pri ich tvorbe. V PowerPointe máte oveľa viac možností nielen pri upravovaní vzhľadu prezentácie a animácií, ale tiež pri exporte.

PowerPoint dokáže vytvárať dych vyrážajúce prezentácie. A čo viac, zvládnete to jednoducho a rýchlo.

Navyše máte k dispozícii obrovské množstvo funkcií, ktoré sú inak vyhradené profesionálnemu softvéru. Vo Worde napríklad jednoducho odstránite pozadie obrázku alebo (úplne z iného súdka) pohodlne zapíšete pokročilé matematické rovnice.

Samozrejme, že fotografi majú vlastný softvér na úpravu fotiek, ktorý je o svetelný rok ďalej než základná úprava obrázkov vo Worde. Ale na bežné použitie v diplomovej práci, životopise alebo pozvánke na rodinnú oslavu máte potrebné nástroje k dispozícii a nepotrebujete na ich používanie kurzy a roky praxe. Isteže, študenti STU alebo MatFyzu, ktorí vo svojej práci píšu stovky mnohoriadkových rovníc, siahnu po špeciálnych editoroch. Ale úžasne pohodlný editor rovníc, ktorý Word ponúka, je skvelý pre žiakov a študentov, ktorí si tvoria zápisky na strednej alebo vysokej škole, či pokojne pre učiteľa, ktorý pripravuje štvrťročnú prácu. Nemusíte sa učiť žiadne kódy ani písať tisíc zátvoriek v štýle ((lim_(e^2)),^n). Stačí vám pár kliknutí, všetko vidíte vo výslednej forme.

Matematici snáď odpustia nezmyselný výraz. Podstatné je, že v Editore rovníc sa pracuje neuveriteľne jednoducho a pohodlne.

A presne tak sa dajú výhody Microsoft Office zhrnúť. Dokážu „všetko“, pričom sa v používaní nemusíte obmedzovať ani kreatívne, ani napríklad v množstve práce, a zároveň k tomu všetkému máte vždy prístup na pár kliknutí myšou. Rýchlo, prehľadne, pohodlne, spoľahlivo.

Ak sa teda napríklad s Wordom trochu naučíte pracovať, tak nielenže napíšete 70-stranovú diplomovú prácu bez chýb. Navyše ju napíšete ľahko, bez problémov si poradíte so zložitými požiadavkami na formátovanie, za desať sekúnd vytvoríte automatický obsah s možnosťou prekliknutia na danú kapitolu a zoznam použitej literatúry, a potom všetko na tri kliknutia uložíte ako PDF.

Konkurenčné produkty majú výhodu v tom, že sú niekedy dokonca bezplatné, a rozhodne sú na vysokej úrovni; rešpekt si zaslúžia. Profesionálnejší užívatelia ale potrebujú to najlepšie.

 

Hlavné novinky vo verzii 2019

Ako sme hovorili, Microsoft pravidelne vydáva číslované verzie svojej kancelárskej sady. Revolúciou bola sada Office 2007, nasledovala značne vylepšená verzia 2010 a po nej v trojročných intervaloch 2013 a 2016. Od vydania predplateného Office 365 už väčšina funkcií neprekvapí, pretože nové sady ponúkajú hlavne tie nové funkcie, ktoré sa už medzičasom objavili práve v rámci verzií 365.

Design je po novom ešte čistejší a prehľadnejší, od prostredia samotných aplikácií po ich ikony. Hlavné sú ale, samozrejme, novinky vo funkčnej výbave.

Medzi najvýznamnejšie patrí zabudovaný prekladač Microsoft Translator alebo možnosť pracovať vo Worde so škálovateľnými vektorovými obrázkami. Editor rovníc, ktorý sme pred chvíľou vychválili, najnovšie podporuje možnosť zadávania syntaxí v jazyku LaTeX – to je práve ten jazyk, ktorý používajú študenti vysokoškolskej matematiky, fyzicky, robotiky a pod., a ktorý pre nich predstavoval lepšie riešenie než „ručné“ zadávanie rovníc do Wordu, ktoré preferujú bežní užívatelia. Teraz už Word dokonale poslúži obom skupinám.

V PowerPointe môžu byť vaše prezentácie ešte viac vizuálne vyšperkované. Rozpohybujte objekty na snímke pomocou funkcie Morfing a prechádzajte štýlovo aj medzi vzdialenými snímkami, bez toho, aby ste museli prezentáciu vypínať a hľadať ten pravý. Po novom ich môžete zobraziť všetky naraz a prechádzať medzi nimi.

Do ohromujúcej zásoby excelovských funkcií pribudlo šesť nových, napríklad možnosť nájsť najmenšie či najväčšie číslo v danom rozsahu alebo inteligentná možnosť spojiť do určitej bunky texty z iných buniek (pričom si môžete nastaviť, ako budú zdrojové oddelené).

Okrem toho Microsoft pravidelne pracuje na vylepšení funkcií, ktoré rozpoznávajú písanie rukou, podporu dotykového ovládania a pod.

 

Akú sadu zvolíte?

Výber sady je dôležitý, a aj keď možností je na prvý pohlaď dosť, určite sa zvládnete rozhodnúť rýchlo (a správne).

Preferujete jednorazový nákup celej sady, ktorú potom budete môcť používať „navždy“, bez dodatočných platieb? V tom prípade je správnou voľbou sada Office 2019, a to v závislosti na vašich požiadavkách buď vo verzii pre študentov a domácnosti, pre domácnosti a podnikateľov (teda s možnosťou komerčného použitia), alebo v niektorej z firemných verzií (Standard či Professional Plus, prípadne vo verzii pre Mac).

Výhodou je jednorazová platba, i keď vyššia, za ktorú získate plnohodnotnú kancelársku sadu bez akýchkoľvek obmedzení vo funkčnosti a dobe používania.

Microsoft ale podobne ako množstvo iných moderných firiem láka tiež na riešenia na báze predplatného. Office 365 je tiež dostupný vo firemných edíciách (Business, Business Premium, ProPlus a E1, E3 a E5) aj v domácich verziách (pre jednotlivcov, pre domácnosti).

Rozdiel je v platení. Domáci používatelia platia za licenciu buď mesačne, alebo ročne (čo je, pochopiteľne, výhodnejšie). Napríklad Office 365 pre domácnosti vás vyjde na niečo okolo 90 € (cena trochu kolíše) a aplikácie môže používať až šesť užívateľov. V cene je taktiež 1 TB priestoru na online úložisku OneDrive (oproti 5 GB u verzie 2019), mobilné verzie aplikácií a voľné minúty na Skype.

Firmy platia za každého používateľa, počet si regulujú samé. V závislosti na tom, či im stačí aplikácie a cloudové úložisko, alebo vyžadujú aj špeciálne nástroje pre zabezpečenie, analýzu, správu, komunikáciu a pod. potom platia za každého užívateľa.

Všeobecnou výhodou verzií 365 sú pravidelné aktualizácie. Na nové funkcie teda nečakáte tri roky (a nemusíte si potom kupovať novú sadu) – kým platíte, máte vždy prístup k najnovšej verzii. O tri roky, keď budeme písať o Office 2022, už teda všetky novinky budete poznať a veselo používať pokojne aj niekoľko mesiacov.

***

Aký variant a verziu si vyberiete vy?